FAQ

Zusammenstellung von Informationen zu besonders häufig gestellten Fragen, häufig auftretenden Problemen

Thema: Vertrieb

Kann ich bei meinen Kunden Dokumente hinterlegen?

Das Thema Dokumentenmanagement wird immer wichtiger. Alle Informationen zusammenfassen, kein Suchen in verschiedenen Programmen, das ist Zeitersparnis und hilft, immer up-to-date zu sein.
Die Antwort lautet also: JA! Sie können Dokumente bei Ihren Kunden hinterlegen. Und noch viel mehr…

Sie haben neben einer automatischen Hinterlegung von Mails, Rechnungen oder Mahnungen auch die Möglichkeit Dokumente frei per Drag & Drop in den unter OfficePortale.net dafür vorgesehenen Aktenkoffer zu schieben. Dort haben Sie alle Informationen auf einem Blick. Aber nicht nur das.
Sie können den Aktenkoffer auch strukturieren und mit verschiedenen Ordnern und/oder Unterordnern versehen um Ihre Dokumente so sortiert abzulegen.
Ob Excel-, Word-, PDF- Dateien oder irgendein anderes Format, alles ist möglich. Stellen Sie sich einen Windows-Explorer pro Kunde vor, so funktioniert der Aktenkoffer von OfficePortale.net.
Aber besser noch… Diese Funktion steht Ihnen nicht nur für Kunden, sondern auch für Lieferanten, Vertreter, Verbände, Objekte, Hersteller und Artikel zur Verfügung.

Und… Die Dokumente liegen alle in Ihrer Datenbank und stehen Ihnen auch in der OfficePortale.APP zur Verfügung. Auch ist ein externes Sichern dazu nicht nötig, da auch diese Daten in der Datensicherung vorhanden sind.

Dies ist nur ein kleiner Ausschnitt der Möglichkeiten von OfficePortale.net




Kann ich von unterwegs auf meine Daten zugreifen?

Immer und überall informiert. Das ist der Anspruch, den viele Mitarbeiter heute haben. Wer kenn das nicht… Sie sind bei Ihren Kunden und der Kunde fragt Sie nach seinen verkauften Artikeln. Jetzt ist es wichtig die richtigen Antworten zu haben und zu zeigen, dass Sie innovativ unterwegs sind.

    Mit der OfficePortale.APP haben Sie eine Antwort auf (fast) alle Fragen.
  • Wie waren meine Umsätze mit welchem Produkt?
  • Welches Produkt lief am besten?
  • Welche Preise hatte ich bei der letzten Bestellung?
  • Wie lange ist die Lieferzeit?
  • Können Sie mir ein Bild davon zeigen?

All das und vieles mehr können Sie mit der OfficePortale.APP einsehen. Selbst den letzten Schriftverkehr können Sie abrufen.
Aber das ist uns nicht genug.
Über die OfficePortale.APP können Sie auch aktiv arbeiten. Telefonieren Sie mit Ihren Kunden, ändern oder erfassen Sie neue Ansprechpartner, erfassen Sie Aufträge welche sofort nach dem Speichern in Ihrer Firma weiterverarbeitet werden können. Somit entfällt die lästige Nachbearbeitung und Sie haben Zeit für die wichtigen Dinge im Leben.
Die OfficePortale.APP gibt es für die Betriebssysteme ios und Android. Genauso ist die OfficePortale.APP optimiert für verschiedene Telefon- oder Tabletabmessungen.

Dies ist nur ein kleiner Ausschnitt der Möglichkeiten von OfficePortale.net



Habe ich genug Möglichkeiten um alle Informationen meiner Kunden und Ansprechpartner zu hinterlegen?

Es gibt die unterschiedlichsten Vorgehensweisen, wie welche Daten in welchem Umfang gespeichert werden sollen.
Manche wollen nur das nötigste, andere wollen detaillierte Informationen für die verschiedensten Bereiche speichern.
Bei OfficePortale.net gibt es so gut wie keine Grenzen.

    Nachfolgend ein kleiner Ausschnitt der Speichermöglichkeiten unter den Stammdaten Kunden:

  • Beliebig viele Rechnungsadressen, Besuchsadressen, Lieferadressen, Ansprechpartner pro Kunde. Alle Adressen können wiederrum beliebig viele Kommunikationsdaten (Telefon, Telefax, E-Mail und Internet) enthalten. Adressbilder, Bilder der Ansprechpartner, Notizen und Informationen können zu den Adressen gespeichert werden. Die Ansprechpartner können weitere Informationen wie Abteilung, Funktion, Geburtsdatum und Partner-Art erhalten. Somit verpassen Sie keine Geburtstagsgrüße bei langjährigen Kundenbeziehungen.
  • Rubrik Zusatzinfo
    Hier hinterlegen Sie Gesellschafter, Inhaber, die Art der Gesellschaft, Firmensitz, Registergericht und Registernummer, U.St.Id.Nr, Steuernummer, GLN, EORI-Nummer und die Anzahl der Mitarbeiter.
  • Rubrik Kundenzusatz
    Hier stehen Ihnen weitere Felder zur Verfügung wie Kundenarten, Kunde seit, Kundennummer, Debitorennummer, eine mögliche Kundensperre mit Grund, Branche, Kundengruppe, Kategorie, Kunden-Kennung, Tour, Kontakt-Rhythmus, weitere allgemeine Sonstige Info Felder, Entfernung, Verkaufsfläche, EDI-Informationen uvm.
  • Rubrik Bankverbindung
    Hier ist die richtige Stelle um Bankdaten für automatische SEPA-Buchungen zu hinterlegen.
  • Unter Faktura-Zusatz halten Sie fest, welche Zahlungsbedingung, Valuta, Lieferbedingung oder Versandart ihr Kunde hat. Auch Informationen wie Mahnen ja/nein, MwSt. berechnen, Preis-Kategorie, Limits, Rabatte, Umsatzplan, Sortimentsbegrenzung und Währung findet hier Platz.
  • Sonderkonditionen Es gibt immer wieder Kunden, welche aus verschiedenen Gründen Sonderpreise für einzelne Artikel erhalten. Diese finden hier Ihren Platz und werden selbstverständlich automatisch innerhalb der Belegeingabe zu Grunde gelegt.
  • Sonderrabatte, Sonderprovisionen für Agentur bzw. Untervertreter sind auch individuell zu hinterlegen.
  • Wenn es weitere Texte gibt, welche beim Kunde hinterlegt werden sollen finden diese in unseren sogenannten Memo-Formaten Platz. Dazu dienen die Rubriken Notizen, Informationen, Popup-Info. Die Popup-Info hat noch die Besonderheit, dass diese automatisch bei Aufruf des Kunden angezeigt wird.

  • Diese Liste lässt sich vielfach weiterführen. Genauso können Sie verschiedenste Statistiken und andere Auswertungen einsehen.

Dies ist nur ein kleiner Ausschnitt der Möglichkeiten von OfficePortale.net



Kann ich bestimmte Kunden auswählen und per Brief oder Mail anschreiben?

OfficePortale.net bietet vielfältige Möglichkeiten Kundendaten auszuwählen. Neben den „Standard“ Möglichkeiten wie alle Kunden aus dem PLZ-Gebiet 4 und 6 oder alle Kunden aus dem Gebiet 45-48 und 52-555 können Sie auch verschiedene Auswahlmöglichkeiten miteinander kombinieren.
Neben der PLZ-Auswahl stehen Ihnen weitere Möglichkeiten wie Beispielweise Auswahl nach Adresse, Belege, Ereignisse, Umsätze in bestimmten Zeiträumen, Kategorien, Kommunikationsdaten uvm. zur Verfügung. Bei dieser Auflistung handelt es sich nur um einen kleinen Ausschnitt der Möglichkeiten, welche zusätzlich auch noch alle miteinander kombinierbar sind.
Interessant sind aber unsere zusätzlichen Selektionen. Diese können Sie frei gestalten und unendlich viele bei jedem Kunde hinterlegen. In der Auswahl sind diese sogar mit einer UND bzw. mit einer ODER Verknüpfung kombinierbar. Das Ganze wird dann noch getoppt mit einer Negierfunktion.

WORD:
Die Daten, welche Sie erhalten können Sie dann direkt an Word übergeben um daraus z.B. ein Serienbrief zu versenden.
Das ganze natürlich personalisiert und mit vielen Informationen aus Ihrem Kundenstamm anzureichern.
Serienbriefe sind uninteressant? Sie wollen lieber Serienmails verfassen? Kein Problem.

MAIL:
Auch können Sie von den ausgewählten Daten über unser Newsletter-Modul personalisierte E-Mails versenden.
Diese sind als HTML-Mails gestaltbar und können mit Variablen versehen werden. Ob als Info-Mail, Anschreiben, Werbemail oder Newsletter, mit oder ohne Anhang, das hängt von Ihrer Gestaltung ab.
Der Mailversand kann über eine Blacklist oder eine Whitelist gefiltert werden. Eine Protokollierung des Mailversandes kann im Nachgang eingesehen werden. Abbestellung eines Newsletters ist automatisiert über ein entsprechenden LINK möglich.

Dies ist nur ein kleiner Ausschnitt der Möglichkeiten von OfficePortale.net

Zum Handbuch

Dieses Handbuch beschreibt die Installation und die Grundfunktionen von OfficePortale.net. Es dient des Weiteren als Nachschlagewerk für den Umgang mit OfficePortale.net und soll Ihnen den Einstieg in das Programm erleichtern.